Guía de aplicación de las leyes 39/2015 y 40/2015 en el ámbito de la Administración Local
Diccionario de términos de Administración Electrónica
¿Deben incorporarse metadatos a los documentos convertidos a formatos electrónicos?:
Cada documento convertido a formato electrónico debe incorporar los metadatos correspondientes para asegurar su validez y permitir su tratamiento automatizado. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:
Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
- Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
- Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
Incorporar los metadatos mínimos exigidos. - Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable. Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos, sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos. (Art.26.2. Ley 39/2015)
¿Pueden producirse documentos administrativos en formato papel?
No, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia, las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, tal y como señala la Ley 39/2015 en su artículo 26.1.
¿Los Registros Electrónicos de las Administraciones Públicas han de ser interoperables?
Sí. Los registros electrónicos de todas las Administraciones deberán ser plenamente interoperables. Ello implica que se debe garantizar su compatibilidad informática e interconexión para permitir la transmisión telemática de los asientos registrales y de Leyes 39/205 y 40/2015. Preguntas frecuentes 18 los documentos que se presenten en cualquiera de los registros (Art.16.4. Ley 39/2015).
¿Qué sistemas de identificación electrónica pueden utilizar los interesados en sus relaciones con las Administraciones Públicas?
La Ley 39/2015 en sus artículos 9 y 10 establecen que los interesados podrán identificarse y firmar electrónicamente ante las Administraciones Públicas. Existen varios, como el DNI electrónico o los certificados digitales etc. El sistema Cl@ve es la herramienta que permite acceder a alguno de estos sistemas de identificación mencionados, pero ofrece además aquellos basados en claves concertadas (Cl@ve PIN y Cl@ve permanente).
¿Cuáles son las funciones que deben desempeñar las Oficinas para la Asistencia en Materia de Registros?
Las oficinas de asistencia en materia de registros tienen, al menos, como funciones las siguientes:
Digitalización, copias auténticas y registro (art. 12, 16 y 27).
- Asistencia en la identificación y firma electrónica (art. 12 y 13).
- Practicar notificaciones (Art. 41).
- Ayudar en la iniciación de un procedimiento, y facilitar código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa (Art. 66).
- Identificación de los interesados en el procedimiento.(Art. 9)
- Otorgar apoderamiento por comparecencia (Art. 6).